Dit heb je gemist als je niet bij het SynLab over thuiswerken was

‘Als ik thuis werk, mis ik kantoor en op kantoor wil ik naar huis.’
‘Ons nieuwe pand is straks volledig ingericht op hybride werken.’
‘Thuiswerken? Ik vind het ideaal met kleine kinderen.’
‘Wij stoten panden af omdat onze medewerkers graag veel willen blijven thuiswerken.’

Met een selecte groep werkgevers uit zowel de publieke als private sector deelden we tijdens het SynLab Thuiswerken onderling kennis, ervaringen en tips over tijd- en plaatsonafhankelijk werken of hybride werken. Dit zijn de lessons learned die wij –en zij- graag ook met jou delen.

‘Koken doe je toch ook niet in de slaapkamer?’

‘Thuis kook je in de keuken en slaap je in de slaapkamer. Terwijl we op kantoor alles op één plek doen: bellen, geconcentreerd stukken uitwerken, enz. Toch raar…,’ zegt Mirjam de Keizer, hybride werken expert bij Syndesmo. ‘Je moet de plek kunnen kiezen die past bij je werkbehoefte. Dat kan op kantoor zijn, thuis, onderweg of ergens anders. Vroeger was de vraag: hoe ga ik naar mijn werk? Nu is dat: welke plek sluit vandaag het beste aan bij mijn activiteiten? Wanneer ga ik onderweg? En dan pas: hoe ga ik daarheen?’

‘Met reizen werkt het net zo: je kiest de manier van reizen die op dat moment bij je past: “activity based commuting”, voegt Tako de Jong, hybride werken expert bij Syndesmo, toe. ‘Wil ik bewegen, dan neem ik de fiets. Wil ik veel bellen, dan pak ik de auto of ik loop. Wil ik mijn mail bijwerken, dan neem ik de trein. Als werkgever kun je deze keuzebehoefte, dit hybride werken en reizen, faciliteren. De meest duurzame reis is natuurlijk de niet gemaakte reis. Reis je toch? Doe het buiten de spits en doe het zoveel mogelijk actief en duurzaam.’

ANWB on the move naar wendbaar werken

Ken je die oorwurm van de ANWB-reclames: ‘You gotta move’? Move is ook de naam van het ANWB programma waarmee de organisatie op weg is naar wendbaar werken. ‘Move bestaat uit drie onderdelen,’ vertelt adviseur compensation en benefits Simone Eeken, ‘ons nieuwe hoofdkantoor, IT- voorzieningen en flexibel reizen. Wij hebben een routekaart gemaakt, zodat voor iedereen duidelijk is hoe we daar naartoe werken.’

Van thuiswerken naar hybride werken

We gaan gefaseerd op weg naar wendbaar werken. In de eerste fase gaan we hybride werken. ‘Je mag nog steeds blijven thuiswerken. Zo heb je minder reistijd en meer focustijd. Met je team beslis je wie, wanneer, waarvoor en hoe lang naar kantoor komt. Onze summer school met workshops over hybride werken helpen je daarbij.’ Vanuit het hybride werken ontwikkelen we ons naar wendbaar werken.

Aanpassingen kantoor

‘In de zomer houden we een opruimactie op kantoor om werkplekken flexibel te maken. De gang met vergaderlocaties is ingericht als change lab om medewerkers mee te nemen richting wendbaar werken. Onze IT’ers zijn pilotgroep en ambassadeurs, zij delen hun ervaringen op ons Move-platform.’

Slim terug naar kantoor

‘Flexibel reizen geven we vorm met ons nieuwe mobiliteitsbeleid dat 1 januari inging. Syndesmo hielp ons met het opstellen en nu bij de implementatie. We stimuleren vitaal, flexibel, duurzaam en bewust reizen door fietsers 15ct per km te geven en automobilisten 10ct per km. Ook vergoeden we OV en OV-fiets volledig. Van een vaste reiskostenvergoeding zijn we overgestapt op het declareren van daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Dagelijks kiezen medewerkers waar ze het beste kunnen werken en hoe ze daar naartoe reizen. ‘

‘Je hebt recht op een thuiswerkvergoeding (€2,- per dag) als je op die dag niet naar kantoor gaat en dus geen gebruik maakt van een woon-werk reiskostenvergoeding. De thuiswerkvergoeding zit volledig in de WKR, de reiskostenvergoeding zit in de fiscale ruimte.’

‘Ons nieuwe mobiliteitsbeleid is redelijk kostenneutraal ten opzichte van ons oude beleid, ook met de thuiswerkvergoeding erbij gerekend. Dat medewerkers die thuiswerken productiever zijn dan medewerkers die altijd op kantoor werken, levert ook voordeel op.’

Inzichten uit de breakout rooms

Vergoeden vanuit standplaatsen past niet meer bij hybride werken

Nancy van Holt, RDW: ‘Als het niet meer uitmaakt waar je werkt, wat vergoed je dan nog als woon-werkrit en wat als een zakelijke rit? Met verschillende vergoedingshoogtes werken op basis van “standplaats thuis” versus “standplaats kantoor” past dan niet meer.’

Mirjam de Keizer, Syndesmo: ‘Bij hybride werken is je werkelijke reis vergoeden tegen één standaardtarief inderdaad veel logischer. Maar kies je voor het hoogste tarief, dan ben je als werkgever meestal duurder uit, daarom gebeurt dat vaak niet.’

Hoe hou je online vinger aan de pols qua mentaal welzijn?

Inge Lenting, WSW: ‘Mensen werken minder uren maar zijn in die uren productiever. Medewerkers ervaren daardoor meer werkdruk met een groter risico op burn-out. Terwijl we door het thuiswerken vaak minder tijdig problemen bij collega’s signaleren.’

Ada Schallenberg, Triodos Bank: ‘Wij trainen leidinggevenden in leiding geven op afstand en online vergaderen. Ook houden we flow-gesprekken waarbij specifiek welzijn op de agenda staat.’

Hybride werken is een ontdekkingsreis

Mirjam de Keizer, Syndesmo: ‘Accepteer de onzekerheid. Een ding is zeker: niemand weet al wat wel en niet werkt. Experimenteer, probeer en accepteer dat het anders kan uitpakken dan je vooraf bedacht.’

Meer weten over de invoering van hybride werken in jouw organisatie?

Lees meer op onze site.

Download onze inspiratiepaper met 8 verrassende inzichten over hybride werken.

Wil je eens sparren over de mogelijkheden voor hybride werken binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met organisatie- en veranderexpert Mirjam de Keizer.