030 25 23 929       Stadsplateau 5, Utrecht
Jos Hollestelle

Blog: Vijf tips voor een flexibele en aantrekkelijke reiskostenvergoeding

Je medewerkers vragen om meer flexibiliteit. Dit geldt zowel voor leaserijders als medewerkers met een reiskostenvergoeding. Ze willen de vrijheid hebben om zelf keuzes te maken in hun manier van reizen, waar ze werken en wanneer ze werken. Maar: hoe bied je medewerkers met een reiskostenvergoeding ook zo veel mogelijk flexibiliteit? In dit artikel vertel ik je er meer over.

Veel reiskostenregelingen bij grote organisaties zijn nog gebaseerd op drie keuzes die de medewerkers hebben: een maandelijkse netto reiskostenvergoeding (met vaak ook nog een minimum en maximum reisafstand), een OV-trajectkaart of een leaseauto. Het nadeel van deze regeling is dat het een of/of regeling is. Dus iemand die 2 dagen met het OV wil reizen en 3 dagen met de auto, krijgt alleen zijn OV-kosten vergoed, evenals de medewerker die eerst de auto naar het station of de P+R pakt. In dit artikel gaan we in op de medewerkers met een reiskostenvergoeding.

Het is belangrijk dat je een reiskostenregeling hebt die het je medewerkers mogelijk maakt om flexibel te reizen én hen daarin stimuleert. Laat het idee los dat iemand óf een fietser, óf een OV-reiziger óf een automobilist is en laat dit ook zien in jullie reiskostenregeling. Medewerkers hebben dan de vrijheid om te variëren in hun vervoermiddel en hun keuze aan te passen aan de omstandigheden. Dit zijn mogelijke maatregelen:

  • Tip 1: Bied een OV-kaart aan in combinatie met een reiskostenvergoeding
    Dit betekent dat je als werkgever af moet stappen van je vaste reiskostenvergoeding (forfait) die je bijv. hebt bepaald op 214 werkdagen x woon-werkafstandretour x vergoeding per km. Indien je namelijk een vaste vergoeding geeft is het voor medewerkers niet mogelijk om onbelast ook nog de vergoeding voor reizen met de OV-kaart te vergoeden. Daarnaast zien we dat deze vaste vergoeding ook erg complex wordt op het moment dat medewerkers naar meerdere locaties reizen en/of ook nog regelmatig zakelijke afspraken hebben. Gelukkig zijn er  verschillende aanbieders die een mobiliteitsportaal combineren met de mobiliteitskaart en op deze manier werkgever en werknemer kunnen ontzorgen.
  • Tip 2: Geef een vaste kilometervergoeding ongeacht de vervoerswijze.
    Vergoed je € 0,19, ongeacht de vervoerswijze. Op deze manier is de medewerker zelf in controle over de manier van reizen. Bijkomend voordeel is dat medewerkers meestal geld over houden als ze met het openbaar vervoer reizen (de trein 2e klasse kost gemiddeld zo’n €0,16 per kilometer). Ook als zij fietsen of carpoolen besparen ze geld. Dat stimuleert mensen om ook eens anders dan met de auto te reizen. Wil je een duurzame manier van reizen stimuleren, overweeg dan om voor fiets- en OV-kilometers een hogere vergoeding te geven dan voor autokilometers: hiermee geef je een duidelijk signaal af.
  • Tip 3: Verstrek een mobiliteitsbudget
    Daarmee bepalen medewerkers zelf hoe ze reizen. Een mobiliteitsbudget legt de verantwoordelijkheid voor woonwerk- en zakelijk reisgedrag neer bij de medewerkers zelf. Ze krijgen een maandelijks budget en de gemaakte kosten voor vervoer worden daarvan afgetrokken. Het bedrag dat overblijft, mogen medewerkers – onder voorwaarden – behouden. Bij een eventueel tekort moeten ze bijbetalen als dat zo met de werkgever is afgesproken. We adviseren vaak een budget met enerzijds een vaste component en anderzijds een variabele component die mee-adement met het aantal zakelijke kilometers. Op deze wijze worden medewerkers niet geremd om maar niet te reizen voor een zakelijke afspraak. Hiermee wordt het budget een aantrekkelijk alternatief voor de leaseauto.
  • Tip 4: Bied alternatief vervoer voor zakelijke ritten met de privéauto
    Jullie kunnen dienstvoertuigen (fietsen, e-bikes, (e-)scooters, (elektrische) auto’s) beschikbaar stellen aan medewerkers. Zij kunnen deze dan gebruiken voor hun zakelijke ritten, en hoeven ’s ochtends niet per sé met de auto naar het werk te komen. Dit vraagt wel om duidelijke afspraken en een goede kilometeradministratie om te voorkomen dat medewerkers met een bijtelling worden geconfronteerd voor privégebruik. Voor auto’s kun je aan de volgende mogelijkheden denken:

    • Neem een abonnement op een deelautosysteem en of deelfietsensysteem
    • Schaf zelf deelauto’s / fietsen aan (of lease deze) en voorzie deze met bijv. hardware om ze deelbaar te maken
    • Stimuleer je leaserijders om hun auto te delen met collega’s
  • Tip 5: Kijk hoe je ook privégebruik goed kunt faciliteren 
    Een groot verschil tussen medewerkers met een reiskostenvergoeding en medewerkers met een leaseauto is het privé voordeel. De leasrijder rijdt op kosten van de baas half Europa door (goed hij betaalt een bijtelling), terwijl de medewerker met een reiskostenvergoeding vaak geen enkel privé voordeel heeft. Toch zijn er wel mogelijkheden om dit aan te bieden. Op deze wijze wordt je aantrekkelijker als werkgever en ben je onderscheidend met je mobiliteitsbeleid. Dat is best fijn in de huidige krappe arbeidsmarkt! Maar hoe doe je dat? We geven een aantal voorbeelden. Let op kijk wel goed naar de fiscale consequenties:

    • Verstrek medewerkers een ‘Altijd vrij’ abonnement van de NS. Hiermee kunnen ze kosteloos privé reizen maken. Als je dit collectief inkoopt biedt de NS aantrekkelijke kortingen voor je als werkgever.
    • Geef medewerkers ook privé toegang tot je deelauto’s. Steeds meer aanbieders faciliteren dit door privéritten direct af te rekenen via iDEAL. Op deze wijze zit je hier als werkgever helemaal niet meer tussen wat je veel rompslomp bespaart.
    • Verstrek een ‘fiets van de zaak’ of een groene lening waarmee een medewerker een (elektrische) fiets aan kan schaffen. Deze kan hij zorgeloos ook privé gebruiken.
    • Gebruik je inkoopkracht als werkgever. Je kunt bijvoorbeeld korting bedingen op private lease en fietsen. Ook hierbij zitten wel wat fiscale kanttekeningen.

Meer weten over of hulp nodig bij het invoeren van flexibel reizen? We praten graag met je verder, bel 030 – 25 23 929 of mail jos.hollestelle@syndesmo.nl Je kunt ook nog even grasduinen op onze website. Lees bijvoorbeeld meer over hoe je het proces om tot een mobiliteitsbeleid te komen vorm kunt geven.