We zoeken een nieuwe collega die alle ballen in de lucht kan houden!

Administratief medewerker/ Assistent Office Manager (16-24 uur per week)

Office Management is zó belangrijk, daarom zoeken we een topper. Je bent veelzijdig als geen ander. Ook op administratief gebied sta je als een huis, ook als het gaat om de administratieve kant van HR en de ondersteuning bij projecten van onze adviseurs. Je maakt de afspraken voor ze, werkt presentaties of verslagen uit en bereidt bijeenkomsten voor.

Tijdens deze coronaperiode met veel thuiswerken, werk je ongeveer 8 tot 16 uur per week vanuit huis. Zodra we weer naar kantoor mogen, breiden we je uren in overleg uit naar 24 tot 32 uur. Want op dat moment zorg jij er, naast je administratieve taken, ook voor dat het kantoor een fijne en nette plek is, een plek waar iedereen graag naartoe komt. Dat doe je met je flair en je sprankelende manier van (samen)werken. Je hebt er echt oog voor, je ziet het werk al voor wij dat doen. Je weet wanneer er gasten komen en ontvangt ze hartelijk en spontaan.

Over &Morgen en zusterbedrijf Syndesmo

&Morgen en zusterbedrijf Syndesmo vormen samen één adviesbureau voor mobiliteit en gedrag. Met ruim 25 collega’s vormen we een mix van verkeerskundigen, economen, veranderaars, communicatie- en gedragsexperts. Zo zijn we in staat om inhoud altijd goed te verbinden met proces, participatie en draagvlak. En werken we toe naar gewenste veranderingen in gedrag. &Morgen helpt overheden en publiek-private samenwerkingen in regio’s met hun uitdagingen op het gebied van mobiliteit. Syndesmo doet hetzelfde bij werkgevers. Onze thuisbasis is het World Trade Centre in het centrum van Utrecht, bovenop Utrecht Centraal Station. Een warme, levendige en zeer goed bereikbare plek. Collega’s, klanten en relaties komen er graag.

Tot je verantwoordelijkheden behoren onder meer:

• Administratieve ondersteuning: Samen met de Office Manager zorg je dat de administratie bijgewerkt is. Denk daarbij aan het inboeken van facturen en verwerken van binnenkomende mail en de post.
• HR ondersteuning: Je helpt de Office Manager met de personeelsadministratie, het regelen van presentjes en het organiseren van personeelsfeestjes.
• Projectondersteuning: Je ondersteunt de adviseurs bij het uitvoeren van hun projecten. Denk aan het maken van afspraken, opmaken van documenten/presentaties en verslagen.
• Je voegt waarde toe op elk gebied wat nog niet genoemd is maar waar wel je interesse ligt en je ruimte voor verbetering ziet.

Voor in de toekomst als we weer naar kantoor mogen:

• Office management: Je verzorgt de lunch, de borrel en soms de pizza, bestelt de boodschappen en kantoorartikelen, houdt toezicht op de schoonmaak, neemt de telefoon op en ontvangt onze gasten.
• Daarnaast zorg je ervoor dat ons kantoor een warme, gezellige en opgeruimde plek is.

Wat wij van je vragen

• Je hebt een opleiding op ten minste MBO-niveau afgerond.
• Je bent meer dan gemiddeld thuis in Word, Excel en Powerpoint en vindt het ook prima om andere programma’s te leren gebruiken.
• Je bent bekend met Afas (Profit en Insite).
• Je hebt wel iets zorgzaams in je, maar laat je zeker niet ondersneeuwen in het omgaan met eigenwijze professionals.
• Je bent er zo één die het werk ziet liggen en het initiatief neemt.
• Je durft de dingen ook eens op een andere manier aan te pakken. Zelfs als je daar een risico mee neemt.
• Ervaring in een vergelijkbare rol is een pre. Belangrijker vinden we je uitstraling en je drive.

Wat wij je bieden

• Een losse, warme en informele cultuur met humor, weinig regels, flexibele werktijden en veel eigen verantwoordelijkheid.
• Ruimte om je stempel te drukken op je werk en de manier waarop je dat doet.
• Een contract voor een jaar met een marktconform salaris. We streven ernaar je daarna een vast dienstverband aan te kunnen bieden.
• 25 enthousiaste, betrokken en gezellige collega’s om mee samen te werken.
• Een flexibele en passende reiskostenvergoeding waarmee we vitaal en klimaatbewust reizen stimuleren. Ons kantoor ligt in het centrum van Utrecht op 1 minuut lopen vanaf het centraal station.

Interesse?

Mail dan een korte motivatie met CV naar Office Manager Bianca de Koning: bianca.dekoning@commotionsquare.nl. Je mag je motivatie ook in de vorm van een filmpje of op een andere wijze mailen. Vinden wij je sollicitatie interessant, dan nodigen we je uit voor een gesprek. Zetten we de volgende stap met elkaar, dan nodigen we je nog een keer uit voor een gesprek én zoeken we een moment waarop je (als dat weer kan) op kantoor komt om een goede indruk te krijgen van de sfeer en je rol.

Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Bianca de Koning (030-2155080 of 06-55117331).