Door de coronamaatregelen heeft thuiswerken afgelopen jaar een doorbraak beleefd. Veel mensen nemen zich voor om dat ook ná de pandemie te blijven doen; één tot drie dagen per week. Voor werkgevers biedt dit mogelijkheden. Zeker als het thuiswerken uit te bouwen is tot hybride werken. Maar hoe organiseer je dat?

Als medewerkers niet meer elke dag op kantoor, maar enkele dagen per week ook thuis of op andere locaties werken, heeft dat grote invloed op de organisatie en de manier van werken. De medewerker bepaalt dan per dag waar en wanneer hij werkt. Syndesmo heeft daar een concept voor ontwikkeld: Activity Based Commuting. Als werkgever moet je dat wel faciliteren. Om dat inzichtelijk te maken, ontwikkelden wij de hybride werken-piramide, met vijf treden.

Fig. 1: hybride-piramide  ©Syndesmo

 

Trede 1: Cultuur en beleid

Het fundament voor Tijd en Plaats Onafhankelijk Werken wordt gelegd door cultuur en beleid van een organisatie. Wie en wat wil je zijn en doen? Wat is het bestaansrecht van je organisatie? Hybride werken moet bij je organisatie passen, anders is er geen kans van slagen. Als je er echt voor kiest, moet hybride werken worden vastgelegd in het beleid. Gaat het alleen om thuiswerken of om werken op de locatie die het beste past bij de werkzaamheden voor die dag? Hoeveel dagen per week zou je dit dan willen? En heel belangrijk: past dit bij de medewerkers? Hoe bewaak je de werk/privé-balans? Het management speelt hier een belangrijke rol. Dat heeft als taak om vertrouwen te geven en bovengenoemde elementen bespreekbaar te maken. Ontwikkel samen een werkbare situatie voor iedereen binnen het team. Leg de gemaakte afspraken vast in een thuiswerkprotocol.

Trede 2: Werkomgeving

Een prettige werkomgeving vormt de basis om effectief en efficiënt te kunnen werken. Dat gaat het om zowel de werkomgeving op kantoor, als om de thuiswerkplek en eventuele externe locaties.

De functie van het kantoor verandert. Het is minder een werkplek en meer een ontmoetingsplek. De indeling verandert dus ook. Een bibliotheek om in stilte te werken, een café-achtige omgeving waar je koffie drinkt en informeel overlegt, een werkplaats voor teamwerk en inspirerende labs als vergaderzalen.

Als thuiswerken structureel wordt, moet ook daar een goede werkplek komen, die aan de arboregels voldoet. Een goede bureaustoel en voldoende licht. Een bureau op de juiste hoogte, met plek voor een (verhoogd) beeldscherm, toetsenbord, muis en eventuele andere benodigdheden. Maar niet iedereen heeft thuis plek om te werken. Dan is het fijn als er ergens dichtbij de woonplaats een werkplek beschikbaar is. Speciaal voor één werknemer of samen met een aantal collega’s die in de buurt wonen. Wie op één dag meerdere afspraken op verschillende locaties heeft, kan tussendoor even rustig werken op een flexplek.

Trede 3: Voorzieningen

De derde trede van de piramide is het zorgen voor de juiste voorzieningen om werken op afstand te mogelijk te maken. Een snelle en veilige wifi-verbinding thuis vormt de basis. Daarna gaat het om de tooling: hoe wordt intern samengewerkt en welke tooling gebruiken externe partners? Hoe wordt de veiligheid van data gegarandeerd? Daarnaast speelt het sociale aspect een belangrijke rol: je wilt voorkomen dat medewerkers in een sociaal isolement komen. Hoe makkelijk is het contact met elkaar op te nemen? Zorg dat er zo min mogelijk drempels zijn om deel te nemen. En het mag ook best leuk zijn. Er zijn inmiddels verschillende apps om tussendoor met een collega een virtueel koffiepraatje aan te gaan. Hou bij dit alles in je achterhoofd dat niet alle medewerkers digitaal even vaardig zijn. De een begrijpt het snel, de ander moet nog weerstand overwinnen. Praktische uitleg en goede training is van groot belang om iedereen mee te krijgen.

Bij voorzieningen gaat het ook om vervoer. Is de eigen leaseauto nog wel nodig, als er vaker wordt thuisgewerkt? Is een mobiliteitspas, waarmee zowel (deel)auto als trein en OV-fiets kan worden gebruikt, wellicht een veel geschikter voorziening? Syndesmo kan je op dit gebied uitgebreid adviseren.

Trede 4: Gedragsinterventies

We willen dat medewerkers bewuster nadenken over hun werkplek en reisgedrag. Dan gaat het over geïntegreerd mobiliteitsbeleid: de specialiteit van Syndesmo. De werkgever speelt daarbij een actieve rol. Bespreek uitgebreid met je medewerkers waarom ze zelf thuis of op wisselende locaties willen werken. Laat teamleden naar elkaar uitspreken waarom zij graag onafhankelijk van tijd en plaats willen werken – of waarom juist niet. Organiseer bewust fysieke teamsessies en benoem dan heel duidelijk waarom je nu juist wél bij elkaar komt. Positieve ervaringen van jezelf of anderen zijn een grote inspiratiebron voor Tijd en Plaats Onafhankelijk Werken. Ook financiële prikkels werken: een thuiswerkvergoeding en een flexibel mobiliteitsbudget in plaats van een reiskostenvergoeding. Daarnaast zijn er nog vele positieve stimuli te bedenken, zoals sociale waardering en feedback: wat levert hybride werken op voor de medewerker én voor de organisatie? Zo ontstaat er een nieuwe norm voor werken op locatie.

Trede 5: Beleving creëren

Als voorgaande zaken allemaal geregeld zijn, bereiken we de top van de piramide. Uiteindelijk draait het erom dat iedereen binnen het principe van hybride werken zijn draai kan vinden. Daarbij moet ook aandacht zijn voor fysieke en geestelijke gezondheid van de medewerkers. Zo streven we voor elke medewerker naar een ideale werk/privé-balans, ten gunste van de productiviteit. Individuele wensen spelen altijd een belangrijke rol. Want Tijd en Plaats Onafhankelijk Werken mag voor veel werknemers een uitkomst zijn, het is nooit een opgelegd stramien dat er voor alle mensen hetzelfde uitziet.

Bekijk ook

• Onze podcast: ABC-proof hybride werken beleid en keuzebewust reizen
• Ons webinar: Hoe richt je hybride werken goed in?
• Ons webinar en podcast: Fiscale mogelijkheden hybride werken
• Artikel: Thuiswerken, een ABC’tje?
• Inspiratiepaper: 8 verrassende inzichten over thuiswerken
• Checklist voor je medewerkers: check je thuiswerkplek
• Thuiswerkprotocol: alle regels en richtlijnen bij elkaar
• Subsidieregelingen voor je thuiswerkplan

Wil je eens sparren over de mogelijkheden van ABC’tjes voor jouw organisatie? Neem dan contact op met organisatie- en veranderexpert Mirjam de Keizer.