Steeds meer organisaties zitten in de race om een aantrekkelijke werkgever te zijn, daarom houden ze hun mobiliteitsbeleid kritisch tegen het licht. Veel voorkomende maatregelen zijn in eerste instantie om het beleid te flexibiliseren en/of te verduurzamen. Een effectief mobiliteitsbeleid is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Om je op weg te helpen deel ik de drie grootste valkuilen die ik in mijn werk vaak tegen kom en geef ik je tips hoe wel tot een succesvol mobiliteitsbeleid kunt komen.

Valkuil 1: Blind de fiscus volgen

Grote kans dat in jouw reiskostenregeling zinsneden staan als: ‘werknemer ontvangt voor het woon-werkverkeer de door de fiscus vastgestelde maximum netto kilometervergoeding’. Kippenvel krijg ik hiervan! Wat doe je dan als werkgever als de overheid de netto-kilometervergoeding afschaft? Natuurlijk hoeft er niets mis te zijn met een vergoeding van € 0,19 per kilometer. Maar als ik vervolgens vraag: waarom geven jullie een vergoeding van € 0,19 en niet bijvoorbeeld € 0,10 of € 0,25 per kilometer? Welk idee zit hierachter? Krijg ik vaak een antwoord als: “Hier hebben we nooit over nagedacht, dit is toch wat de Belastingdienst voorschrijft?”

Met de hoogte van de vergoeding heb je als werkgever invloed op hoe medewerkers reizen, in welke mate zij zelf bijbetalen voor hun woon-werkreis en hoe aantrekkelijk je bent voor medewerkers die ver van het werk wonen. Blindelings de fiscus volgen is een gemiste kans!

Daarnaast zie ik ook dat werkgevers vanaf een minimum of tot een maximum aantal kilometers een vergoeding geven. Op zich natuurlijk prima. In veel gevallen is deze maximumgrens 30 kilometer enkele reis en het minimum 10 kilometer. Toevallig precies de voorwaarden die de fiscus tot 2002 (12 jaar geleden!) hanteerde als grens voor de netto vergoeding.

Valkuil 2: Perverse prikkels

De mobiliteitsregeling staat in veel gevallen los van andere regelingen, processen en voorzieningen binnen de organisatie. Zo sprak ik laatst een organisatie die als doelstelling heeft om de CO₂-uitstoot te halveren. Ondanks een trukendoos aan NS-businesscards, video vergader-voorzieningen en elektrische poolauto’s lukte het maar niet om het aantal zakelijke kilometers van de leaserijders terug te dringen. Wat blijkt? De leaseregeling prikkelt juist om zo veel mogelijk zakelijk te reizen. Na 80.000 zakelijke kilometers mocht je een nieuwe auto uitkiezen! En reed je minder dan 10.000 kilometer zakelijk per jaar, dan werd de leaseauto je afgenomen. Geen wonder dus dat haast niemand van de andere voorzieningen gebruik maakte. Grote kans dat jouw regeling ook dit soort perverse prikkels bevat.

Valkuil 3: Onuitvoerbare polderregeling die niemand snapt

De reiskostenregeling is vaak het resultaat van oneindig gepolder tussen werkgever en (vertegenwoordigers van) werknemers. Met als gevolg dat regelingen doorspekt zijn met holle frases en volkomen theoretische situaties. Laatst zag ik een regeling die prikkelde om niet meer dan 5.000 zakelijke kilometers af te leggen op de snorfiets. Waarom medewerkers na deze 5.000 kilometer een lagere vergoeding kregen, kon niemand me uitleggen. Waarom de hoogte van deze vergoeding vervolgens ook nog eens uitgesplitst was naar alle denkbare vervoerswijzen was ook niemand binnen de organisatie duidelijk. Het gevolg was wel een regeling van meer dan 15 pagina’s. Een regeling die niet meer uit te leggen was aan het personeel en ook nog eens totaal onuitvoerbaar was geworden.

  

Hoe werkt het wel?

Een goed mobiliteitsbeleid draagt bij aan je organisatiedoelen. Allereerst is het dus belangrijk om te onderzoeken wat je als organisatie wilt bereiken. Maar vooral ook wat de randvoorwaarden zijn. Mag je CO₂-reductie ambitie resulteren in (tijdelijk) hogere kosten? Of moet dit kostenneutraal?  En vind je dat medewerkers er op achteruit mogen gaan of mag het nieuwe beleid niet leiden tot ontevredenheid? Nadat je de doelstelling en randvoorwaarden hebt vastgesteld, lijkt de volgende stap om maatregelen te treffen. Toch adviseer ik om eerst nog even pas op de plaats te nemen en stil te staan bij een aantal dillema’s.

• Vrijheid van medewerker versus sturen door organisatie (leg je bijv. duurzaam gedrag op. “Alle dienstreizen moeten per OV plaatsvinden of per elektrische deelauto”)
• Medewerker betaalt versus werkgever betaalt. (dus wordt ik als werknemer kosteloos gesteld als ik reis of betaal ik (deels) zelf voor mijn reizen. En zit hier bijv. onderscheid in tussen duurzame reiswijzen (hier krijg ik de volledige kosten voor vergoed) en niet duurzame manieren van reizen of woon-werkreizen en dienstreizen?
• Mobiliteitsbeleid is generiek versus mobiliteitsbeleid laat ruimte voor uitzonderingen
• Willen we een beleid met een accent op innovatie (vernieuwen) of op beheersing (controle, risico’s beheersen)?
• Etc.

Zodra je hier weloverwogen keuzes in hebt gemaakt en deze keuzes ook binnen HR, FM, Directie en OR zijn gedragen, dan pas is het tijd om maatregelen te treffen. Belangrijk hierbij is om een duidelijke doelstelling te hebben voor het doelgedrag van je medewerkers en hoe deze maatregelen hier aan bijdragen.

 

Syndesmo

We ondersteunen werkgevers bij het realiseren van een mobiliteitsbeleid dat werkt en gedragen is binnen de organisatie. Benieuwd hoe we ook jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem dan contact op met Jos Hollestelle via jos.hollestelle@syndesmo.nl