Sta jij ook op dinsdag in de file? Zijn alle fijne flexplekken al vroeg vergeven? Terwijl je de dag erna zonder oponthoud kunt doorrijden en een fijne werkplek hebt. Hoe zijn we in dit piekpatroon gekomen? En vooral, hoe kan je die drukte beter spreiden?

De pieken zijn erger dan ooit, maar ook de dalen nemen steeds verder toe. Met de bijbehorende problemen. Los van de irritatie (en de uitstoot) van het in de file staan, kost het ook gewoon veel tijd. En de bezetting van veel kantoren is ook een heikel punt. Op de piekdagen is het strijden om een plek (met de nodige frustratie tot gevolg) en op de rustige dagen wordt het kantoor opgewarmd voor bijna niemand.

De redenen hoeven we bijna niet meer te noemen:

• Er zijn meer auto’s aangeschaft tijdens corona.
• Thuiswerken is niet langer een hype maar een trend.
• We willen op dezelfde dagen thuiswerken, wat maakt dat overleggen ook op dezelfde dagen plaatsvinden.

Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven hiermee omgaan, sommige kiezen ervoor om op de vrijdag een kantoor of vleugel te sluiten, andere huren ruimtes bij op de piekdagen. Misschien werkbare oplossingen voor de korte termijn, maar het piekprobleem los je er niet mee op, plus het zijn beide kostbare ingrepen.

De echte oplossing is op papier voordehand liggend: spreiden. Wat nou als we de top van de drukte in de spits nu kunnen verplaatsen buiten de spits, en de pieken op dinsdag en donderdag onder kunnen verdelen over de woensdag en vrijdag?

Alleen is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Ingesleten patronen zorgen ervoor dat mensen altijd nog de woensdag en vrijdag als vrije- of thuiswerkdag willen houden. Degenen die deze patronen vertonen, nemen daarin de mensen mee die hier nog niet in zitten. Als alle collega’s met kinderen niet op kantoor zijn, waarom zouden die zonder kinderen dan wel komen?

Hoe kunnen we dan toch mensen zo ver krijgen om meer te gaan spreiden over de week?

1. Gedifferentieerd vergoeden
   Financiële prikkels werken vaak goed om gedrag te sturen. Dit doe je bijvoorbeeld door op woensdag en vrijdag een aantrekkelijkere thuiswerkvergoeding te geven dan op dinsdag en donderdag. Hiermee kan je een deel van de mensen verleiden om op de drukke dagen thuis te blijven.

2. Maak het aantrekkelijk
   Organiseer op woensdag of vrijdag iets leuks om mensen op kantoor te houden, zoals een bootcamp of borrel. Of denk er eens aan om de lunch op die dagen gratis te maken.

3. Kinderopvang
   Maak afspraken met de kinderopvang in de buurt om op woensdag en vrijdag kinderen van de medewerkers op te vangen. Ook zij hebben last van dezelfde pieken en dalen. Een andere optie kan zijn om te kijken of ze bereid zijn voordelen of voorkeursbehandelingen aan willen bieden aan ouders van kinderen die op de rustige dagen komen. Misschien kan er zelfs gekeken worden naar het aanbieden van kinderopvang op kantoor, op de rustige dagen.

4. Steun van managers
   Veel plannen voor spreiden sneuvelen in de middenlaag van de organisatie, managers die er eigen regels op nahouden of zelf afspraken maken over wie wanneer waar werkt. Door managers te trainen, en mee te nemen in de keuzes voor het beleid, krijg je deze essentiële groep mee met de gewenste verandering, waardoor het weer een stukje makkelijker wordt.

5. Faciliteren van randvoorwaarden
   Wanneer belangrijke teammeetings worden gepland op dinsdagen moet het mogelijk zijn om deze op een goed manier hybride vorm te geven. Een Teams-call waarbij degenen die vanuit huis deelnemen geen goed zicht hebben op de deelnemers in de vergaderzaal een deze deelnemers niet goed horen is bijvoorbeeld onprettig.

Er is geen ei van Columbus als het gaat om spreiden, geen one size fits all oplossing om iedereen uit de spits te krijgen. Maar stap voor stap kunnen we een verandering in gang zetten, die op de lange termijn goed uitpakt voor iedereen. Begin met een team waar het wel haalbaar is om op een rustige dag samen te komen, of met 1 vergadering van een piekdag te verplaatsen.