Van beleid naar uitvoering

Stel: als organisatie heb je besloten om een ander mobiliteitsbeleid te gaan voeren. We gaan minder met de leaseauto, meer met de fiets, deelmobiliteit en het openbaar vervoer. Maar hoe krijg je de medewerkers mee in het nieuwe beleid? Hoe ga je om met weerstand bij dit nieuwe mobiliteitsbeleid? Zonder hun steun kan het nieuwe beleid geen succes worden. Syndesmo geeft 7 tips om in de communicatie naar medewerkers rekening mee te houden.

Tip 1: Zorg voor een goed veranderverhaal

Vrijwel elk verandering van het mobiliteitsbeleid stuit op weerstand. Daarom is het zo waardevol om een goed en kloppend veranderverhaal op te stellen: een consistent verhaal over de verandering waar je aan werkt. De visie van de organisatie is daarbij het uitgangspunt. Bouw van daaruit een logisch verhaal op: wat gaan we doen, waarom doen we dat en wie krijgt er met de veranderingen te maken? Dit verhaal laat je vervolgens terugkomen in alle communicatie-acties.

Tip 2: Werk aan vertrouwen

Het blijkt altijd weer dat mensen loyaler en meer gemotiveerd zijn als ze vertrouwen hebben in de leiders van de verandering. Vertrouwen is een van de slaag-factoren van verandertrajecten. Als ze jou, de projectgroep of de directie niet vertrouwen, dan levert dat meer weerstand en tegenwerking op.

Daarom is het zaak bij de invoering van een nieuw mobiliteitsbeleid zo eerlijk en transparant mogelijk te communiceren.

Ga het slechte nieuws daarbij niet uit de weg. Wees eerlijk als een groep medewerkers er bijvoorbeeld op achteruit gaat. Verzwijg de eventuele nadelen of pijnpunten niet en toon begrip voor de zorgen of teleurstelling van medewerkers.

Tip 3: Betrek medewerkers bij de nieuwe koers

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om medewerkers te betrekken bij het opstellen van het nieuwe beleid. Dat neemt weerstand weg, draagt bij aan de acceptatie van het beleid, maar leidt meestal ook echt tot een beter mobiliteitsbeleid. Als projectgroep ben je immers niet alwetend. Door in gesprek te gaan met medewerkers leer je veel over hun behoeften, knelpunten, zorgen én ideeën. Soms is er weinig ruimte voor inbreng, soms veel. Geef duidelijk aan hoe groot die ruimte is en wat er gedaan wordt met de inbreng.

Door medewerkers mee te nemen in de lastigste dilemma’s is het mogelijk om begrip te kweken voor het beleid. Vaak is beleid maken een balansoefening: als we het ene doen, kan het andere niet. Wat laat je dan het zwaarste wegen? Zo vallen ook gevoelige maatregelen, als het opofferen van parkeerplekken of het verminderen van het aantal leaseauto’s, goed te verdedigen.

Tip 4: Begin zo vroeg mogelijk met communiceren

Het traject om nieuw beleid te maken duurt meestal meerdere maanden, soms nog wel langer. Vaak wordt gekozen voor een aantal interne workshops met bijvoorbeeld MT en OR. Dat is hét moment om de interne communicatie te starten. ‘Maar er is nog geen uitgewerkt beleid. En het ligt allemaal nogal gevoelig’, horen we nogal eens. Een gemiste kans! De tam-tam doet zijn werk en dat is voer voor geruchten. Die leiden vaak tot wantrouwen en extra weerstand tegen het mobiliteitsbeleid.

Wat goed werkt, is onderscheid te maken tussen communicatie over inhoud en proces. Als je over de inhoud nog niets kunt zeggen, focus dan op het proces. Je kunt vertellen dat je nieuw beleid gaat opstellen en hoe de planning er globaal uitziet. Ook werkt het goed om te vertellen wie hierbij betrokken zijn en welke ruimte er is voor inbreng van collega’s. Je kunt ook communiceren op welke manier de collega’s op de hoogte gehouden worden, bijvoorbeeld via het intranet, een speciale nieuwsbrief of het teamoverleg.

Tip 5: Luister – en dan ook écht!

Ieder verandertraject brengt weerstand met zich mee. Veranderen kost energie en kan onzeker of zelfs angstig maken. Voor een mobiliteitsbeleid is dat niet anders. Mag ik mijn auto nog wel houden? Ga ik er financieel op achteruit? Wordt er wel naar mijn belangen gekeken? Hoe onrealistisch of overdreven die weerstand soms ook lijkt: luister ernaar. Dat is in de praktijk minder vanzelfsprekend dan het klinkt. Luister – letterlijk – naar wat collega’s te vertellen hebben. En luister dan niet met het doel om iets terug te zeggen, maar met het doel om te begrijpen. Zoek de verhalen en ervaringen ook op. Wacht niet tot mensen naar je toe komen, maar organiseer dit zelf. Zet de deur wijd open en geef aan dat je iedere dag, of een paar dagen per week, op een bepaalde tijd beschikbaar bent. Of nodig collega’s uit om met een kop koffie te praten over hun ideeën en hun eventuele zorgen.

Tip 6: Maak het zo persoonlijk mogelijk

Het gebeurt nog steeds: één mail of brief voor alle medewerkers, met een verwijzing naar het pagina’s dikke beleidsplan. Vaak roept dat meteen al weerstand tegen het mobiliteitsbeleid op: wat moet ik met dat document? Terwijl de medewerkers vooral willen weten: wat betekent dat nou voor mij?

1-op-1-communicatie is natuurlijk prachtig: direct interactie, op elkaar kunnen reageren, toetsen of de boodschap goed is overgekomen. Dat kost erg veel energie is daarom niet realistisch. Je kunt wel proberen de communicatie wel zo persoonlijk mogelijk te maken.

Want ook al lijken de medewerkers vanaf een afstandje op elkaar en hebben ze veel overeenkomsten, er zijn ook belangrijke verschillen. Wat voor de OV-reiziger bijvoorbeeld een grote verandering is, is voor de leaserijder niet relevant. Een nieuwe regeling kan veel impact hebben voor de monteurs die veel onderweg zijn, maar voor de medewerker op kantoor veel minder. Het werkt goed om in kaart te brengen wat de impact is voor verschillende groepen medewerkers. Dat kan een indeling zijn naar het huidige reisgedrag, bijvoorbeeld de OV-reizigers, de fietsers en de automobilisten. Maar ook een indeling naar type functie is mogelijk. Of naar persoonlijke omstandigheden. Daar kun je de communicatie daarop aanpassen. Het gaat dan om de boodschap, maar ook om de manier waarop je communiceert. Dus per mail, intranet, informatiesessie of toch in een persoonlijk gesprek. De focus ligt daarbij op wat voor díe medewerkers relevant is.

Dat kost extra tijd en energie maar levert ook heel veel op. Je zult altijd moeten zoeken naar de juiste balans. Doe collectief wat collectief kan, en persoonlijk of gedifferentieerd waar nodig.

Tip 7: Besteed speciale aandacht aan het middenmanagement

Als het gaat om veranderingstrajecten speelt het middenmanagement een belangrijke rol. Zij worden als eersten op de werkvloer geconfronteerd met vragen en weerstand van collega’s. Bij belangrijke ontwikkelingen in het mobiliteitsbeleid moeten zij daarom net iets eerder op de hoogte zijn dan de rest van de organisatie.

Daarnaast zijn ze jouw oren en ogen op de werkvloer. Ze horen en zien hoe collega’s reageren op ontwikkelingen en nieuws, ze merken of er weerstand is, hoe de sfeer is. Dat is ontzettend belangrijke informatie voor jou en je projectgroep. Je kunt dat ook zo met de managers bespreken. Daarmee geef je ze een actieve rol. Geef ook aan wat je van ze verwacht en hoe ze kunnen omgaan met vragen en weerstanden.

Met deze 7 uitgangspunten staat de basis voor een gezond communicatiebeleid. Dat kan later aangevuld worden met specifieke acties die zijn gericht op het veranderen van het reisgedrag, zoals acties voor het stimuleren van de fiets, zuinig rijden of het daadwerkelijk gebruiken van de mobiliteitskaart.

Onze dienstverlening

Hoe vertaal je ambities op het gebied van CO₂-reductie naar mobiliteit? En hoe blijf je als werkgever aantrekkelijk? Vrijheid en flexibiliteit in mobiliteitskeuzes wordt steeds belangrijker in het arbeidsvoorwaardenbeleid. Lees verder hoe wij werkgevers in het gehele proces van analyse tot aan implementatie ontzorgen:

• Duurzaam en Flexibel Mobiliteitsbeleid
• Hybride werkenbeleid
• Parkeerbeleid
• Aanpak Fietsstimulering

Bekijk ook

• Best practice van Deerns: Verhuizing katalysator Duurzaam mobiliteitsbeleid
• Webinar: Interne communicatie bij mobiliteitstrajecten
• Artikel: Acht duurzame mobiliteitstrends voor werkgevers
• Artikel: Doelgericht op weg naar een duurzaam en flexibel mobiliteitsbeleid

Meer weten of direct aan de slag?

Communicatie- en gedragsexpert Sandra de Geeter helpt je graag op weg!